เพื่อให้ศึกษาวิชาการบัญชีได้เข้าใจและง่ายขึ้น เราจะมาเริ่มต้นกันที่การรู้จักสมการบัญชี ซึ่งสมการบัญชีคือ

สินทรัพย์ = หนี้สิน + ส่วนของเจ้าของ

จะเห็นได้ว่าในสมการบัญชีมีคำที่เกี่ยวข้องอยู่ทั้งหมด 3 คำ คือคำว่า สินทรัพย์ หนี้สิน และส่วนของเจ้าของ เราจะมาทำความเข้าใจกับคำทั้งสามคำนี้ก่อน

สินทรัพย์ (Assets) หมายถึง ทรัพยากรทางเศรษฐกิจที่มีมูลค่าที่วัดได้เป็นตัวเงินที่กิจการเป็นเจ้าของ ซึ่งจะมีตัวตนหรือไม่มีตัวตนก็ได้ เช่น เงินสด รถยนต์ สัมปทาน เป็นต้น เราสามารถจำแนกสินทรัพย์ออกเป็นประเภทต่าง ๆ 4 ประเภท ดังนี้

สินทรัพย์หมุนเวียน (Current Assets) หมายถึง สินทรัพย์ที่เป็นเงินสด หรือสามารถเปลี่ยนเป็นเงินสดได้ภายใน 1 รอบระยะเวลาของการดำเนินธุรกิจหรือ 1 ปี ได้แก่

1.1 เงินสด (Cash) หมายถึง ธนบัตร และเหรียญกษาปณ์ที่กิจการมีอยู่ในมือ และรวมถึงเช็คที่ถึงกำหนดได้รับเงินแล้วแต่กิจการยังไม่ได้นำไปขึ้นเงินหรือนำฝากธนาคาร ดราฟท์ ธนานัติ แคชเชียร์เช็ค เป็นต้น

1.2 เงินฝากธนาคาร (Cash in Bank or Deposit) หมายถึง บัญชีเงินฝากธนาคารที่กิจการมีอยู่ไม่ว่าจะเป็นบัญชีเงินฝากกระแสรายวัน บัญชีเงินฝากออมทรัพย์ บัญชีเงินฝากประจำ

1.3 เงินลงทุนระยะสั้น (Short-term Investment) หมายถึง การที่กิจการได้นำเงินที่มีอยู่ไปลงทุนในหลักทรัพย์ หรือสินทรัพย์อื่น เช่น ทองคำ โดยมีวัตถุประสงค์ที่จะเก็งกำไรในระยะสั้น ๆ แล้วขายคืนภายใน 1 ปี

1.4 ลูกหนี้การค้า (Account Receivable) หมายถึง จำนวนเงินที่ลูกค้ามีภาระผูกพันที่จะต้องชดใช้ให้กับกิจการในอนาคตข้างหน้าอันเนื่องมาจากธุรกิจการค้า

1.5 ตั๋วเงินรับ (Notes Receivable) หมายถึง เอกสารหรือสัญญาที่ลูกค้าหรือลูกหนี้ได้ออกให้แก่กิจการเพื่อใช้เป็นเอกสารในการเรียกเก็บเงินภายหลัง เช่น ตั๋วแลกเงิน ตั๋วสัญญาใช้เงิน เช็คลงวันที่ล่วงหน้า เป็นต้น

1.6 สินค้าคงเหลือ (Inventories) หมายถึง สินค้าสำเร็จรูป งานระหว่างผลิต วัตถุดิบ ที่มีไว้เพื่อจำหน่ายหรือมีไว้เพื่อใช้ในการผลิต แต่ยังไม่ได้จำหน่ายออกไปจากกิจการ ยังคงเหลืออยู่ในกิจการ

1.7 ลูกหนี้อื่น ๆ (Other Receivables) หมายถึง ลูกหนี้ที่เกิดจากเหตุการณ์อื่นที่ไม่ใช่เกิดจากการดำเนินธุรกิจตามปกติของกิจการ เช่น เกิดจากการกู้ยืม เป็นต้น

1.8 รายได้ค้างรับ (Accrued Revenue) หมายถึง รายได้อื่น ๆ ที่ไม่เป็นรายได้จากการดำเนินธุรกิจตามปกติของกิจการที่กิจการควรจะได้รับ แต่ยังไม่ได้รับ เช่น ดอกเบี้ยค้างรับ เป็นต้น

1.9 ค่าใช้จ่ายจ่ายล่วงหน้า (Prepaid Expenses) หมายถึง ค่าใช้จ่ายที่กิจการได้จ่ายเงินไปก่อน โดยที่ยังไม่ได้รับประโยชน์จากเงินที่จ่ายไปนั้น เช่น ค่าเบี้ยประกันภัยจ่ายล่วงหน้า ค่าเช่าจ่ายล่วงหน้า เป็นต้น

1.10 วัสดุสิ้นเปลือง (Supplies) หมายถึง วัสดุอุปกรณ์ที่ใช้ในกิจการที่มีลักษณะที่ใช้แล้วหมดไปภายใน 1 ปี เช่น น้ำมันหล่อลื่น ด้าย ผงซักฟอก เป็นต้น และถ้าหากวัสดุสิ้นเปลืองนั้นใช้ในสำนักงาน ก็จะถูกเรียกว่า วัสดุสำนักงาน (Office Supplies) เช่น ปากกา ดินสอ ลวดเย็บกระดาษ เป็นต้น

เงินลงทุนระยะยาว (Long-term Investment) หมายถึง จำนวนเงินที่กิจการนำไปลงทุนในสินทรัพย์ต่าง ๆ เพื่อที่จะได้รับผลตอบแทนในอนาคตข้างหน้า โดยตั้งใจจะลงทุนเป็นระยะเวลานานเกินกว่า 1 ปี

สินทรัพย์ถาวร (Fixed Assets) หมายถึง สินทรัพย์ที่มีตัวตนและมีอายุการใช้งานเกิน 1 ปี ที่กิจการมีไว้เพื่อที่จะใช้ผลิตสินค้าหรือบริการเพื่อที่จะก่อให้เกิดรายได้กับกิจการ ตัวอย่างของสินทรัพย์ถาวร ได้แก่ ที่ดิน อาคาร รถยนต์ เครื่องจักร เป็นต้น อย่างไรก็ตามหากสินทรัพย์ที่มีตัวตนและมีอายุการใช้งานเกิน 1 ปี แต่ไม่ได้มีไว้ในเพื่อผลิตสินค้าหรือบริการของกิจการ ก็ไม่ถือว่าเป็นสินทรัพย์ถาวร เช่น หากกิจการเป็นกิจการขายรถยนต์ รถยนต์ที่มีไว้เพื่อขายก็ไม่ถือว่าเป็นสินทรัพย์ถาวร แต่จะถือว่าเป็นสินค้าคงเหลือ หรือหากกิจการซื้อที่ดินไว้เพื่อการเก็งกำไร โดยหากราคาของที่ดินสูงขึ้นจะขายที่ดินแปลงนี้ออกไป ที่ดินแปลงนี้ก็ไม่ถือว่าเป็นสินทรัพย์ถาวร แต่จะถือว่าเป็นเงินลงทุนระยะยาว เป็นต้น

สินทรัพย์อื่น (Other Assets) หมายถึงสินทรัพย์อื่นที่นอกเหนือจากสินทรัพย์ที่ได้กล่าวมาแล้วทั้ง 3 ประเภท ในทางบัญชีสินทรัพย์อื่นนี้จะหมายถึง สินทรัพย์ที่ไม่มีตัวตน เช่น สัมปทาน สิทธิบัตร เป็นต้น ซึ่งสินทรัพย์อื่นนี้จะมีอายุการใช้ประโยชน์เกิน 1 ปี

หนี้สิน (Liabilities) หมายถึง จำนวนเงินที่กิจการเป็นหนี้บุคคลหรือกิจการอื่น ซึ่งมีภาระผูกพันที่จะต้องชำระคืนให้กับบุคคลหรือกิจการเหล่านั้นในอนาคตข้างหน้า หนี้สินสามารถแบ่งออกได้เป็น 2 ประเภท คือ

หนี้สินหมุนเวียน (Current Liabilities) หมายถึง หนี้สินที่กิจการมีภาระผูกพันที่จะต้องชำระคืนภายในระยะเวลาไม่เกิน 1 ปี ได้แก่

1.1 เงินเบิกเกินบัญชีธนาคาร (Bank Overdraft) หมายถึง เงินที่กิจการเบิกเกินจากบัญชีเงินฝากกระแสรายวัน ซึ่งธนาคารยอมให้เบิกเกินบัญชีไปก่อนในระยะสั้น ๆ ซึ่งกิจการจะต้องชำระคืนธนาคารในอนาคต

1.2 เงินกู้ยืมธนาคารระยะสั้น (Short-term Bank Loan) หมายถึง การที่กิจการได้ทำสัญญาตกลงกับธนาคารในการกู้ยืมเงินจำนวนหนึ่ง โดยที่มีกำหนดชำระคืนภายใน 1 ปี

1.3 เจ้าหนี้การค้า (Account Payable) หมายถึงจำนวนเงินที่กิจการมีภาระผูกพันที่จะต้องชำระให้กับบุคคลหรือกิจการอื่นเป็นค่าสินค้าหรือบริการที่กิจการซื้อมาเป็นเงินเชื่อ

1.4 ตั๋วเงินจ่าย (Notes Payable) หมายถึง เอกสารที่กิจการออกให้กับบุคคลหรือกิจการ เพื่อเป็นสัญญาว่าเมื่อครบกำหนดตามเอกสารนั้น กิจการจะจ่ายเงินให้กับผู้ที่ถือเอกสาร ในจำนวนเงินตามเอกสารนั้น

1.5 รายได้รับล่วงหน้า (Deferred Revenue) หมายถึง รายได้ที่กิจการได้รับเงินมาแล้ว แต่ยังไม่ได้ส่งมอบสินค้าหรือบริการให้กับลูกค้า ซึ่งจะมีภาระผูกพันที่จะต้องส่งมอบสินค้าหรือบริการให้กับลูกค้าในอนาคตเนื่องจากได้รับเงินมาแล้ว

1.6 ค่าใช้จ่ายค้างจ่าย (Accrued Expenses) หมายถึง ค่าใช้จ่ายต่าง ๆ ที่ครบกำหนดที่จะต้องจ่ายแล้ว แต่กิจการยังไม่ได้จ่ายเงิน และกิจการยังไม่เคยรับรู้และมีการบันทึกบัญชีมาก่อน จนถึงวันสิ้นงวดบัญชีของกิจการ เช่น ค่าเช่าค้างจ่าย ค่าสาธารณูปโภคค้างจ่าย เป็นต้น

1.7 เจ้าหนี้อื่น (Other Payable) หมายถึง ภาระผู้พันที่กิจการจะต้องชำระหนี้ให้กับบุคคลหรือกิจการอื่น ที่ไม่ใช่เจ้าหนี้การค้า เช่น เจ้าหนี้ที่เกิดจากการกู้ยืมระยะสั้นที่ไม่ไช่ธนาคาร เป็นต้น

หนี้สินระยะยาว (Long-term Liabilities) หมายถึง ภาระผูกพันที่กิจการจะต้องชำระคืนบุคคลหรือกิจการอื่น ที่มีระยะเวลาการชำระคืนเกิน 1 ปี แต่ถ้าหากหนี้สินระยะยาวใดที่จะถึงกำหนดชำระภายใน 1 ปีข้างหน้า หนี้สินระยะยาวจำนวนนั้น จะถือเป็นหนี้สินหมุนเวียน ตัวอย่างเช่น กิจการกู้เงินกู้ระยะยาวจากธนาคารจำนวน 1,000,000 บาท มีกำหนดชำระคืนเงินต้น 10 ปี ปีละ 100,000 บาท เริ่มชำระคืนเงินต้นปีหน้านี้เป็นปีแรก ดังนั้น เงินจำนวน 100,000 บาท ที่จะต้องชำระคืนในปีหน้า จะถือว่าเป็นหนี้สินหมุนเวียน และหนี้สินระยะยาวจะเป็นจำนวนเงินเพียงแค่ 900,000 บาท หนี้สินระยะยาวแบ่งได้เป็น 3 ประเภท ได้แก่

2.1 หุ้นกู้ (Bonds Payable) หมายถึง การที่กิจการกู้เงินจากบุคคลภายนอก โดยออกหุ้นกู้ไว้ให้เป็นหลักฐาน ซึ่งกิจการจะจ่ายผลตอบแทนให้กับผู้ถือหุ้นกู้ในรูปของดอกเบี้ย ซึ่งหุ้นกู้นี้มักจะมีกำหนดการไถ่ถอนมากกว่า 1 ปีและเมื่อครบกำหนดไถ่ถอนแล้ว กิจการก็จะต้องนำเงินไปชำระคืนให้กับผู้ถือหุ้นกู้ ซึ่งเราเรียกว่าการไถ่ถอนหุ้นกู้นั้นเอง

2.2 เงินกู้ระยะยาวโดยมีการจำนอง หรือเงินกู้จำนอง (Mortgage Loan) หมายถึง การที่กิจการได้ทำการกู้ยืมเงินจากบุคคลหรือกิจการหรือสถาบันการเงิน โดยการนำสินทรัพย์ถาวรของกิจการไปจำนองกับผู้ให้กู้ไว้เพื่อเป็นหลักประกันเงินกู้ และเงินกู้นั้นมีกำหนดชำระคืนเงินต้นเกิน 1 ปีขึ้นไป

2.3 เงินกู้ระยะยาวโดยไม่มีการจำนอง หรือเงินกู้ระยะยาว (Long-term Loan) หมายถึง การที่กิจการได้ทำการกู้ยืมเงินกู้ระยะยาวจากบุคคลหรือกิจการหรือสถาบันการเงิน โดยไม่ต้องมีหลักทรัพย์ไปค้ำประกัน และเงินกู้นั้นมีกำหนดชำระคืนเงินต้นเกิน 1 ปีขึ้นไป

ส่วนของเจ้าของ (Owner’s Equity) หรือบางทีอาจจะเรียกว่า ทุน (Proprietorship) หมายถึง มูลค่าของสินทรัพย์ทีเจ้าของกิจการเป็นเจ้าของโดยปราศจากการมีหนี้สินทึ่จะต้องชำระคืนในอนาคต ส่วนของเจ้าของของกิจการที่ดำเนินงานแต่ละรูปแบบมีความแตกต่างกัน ดังนี้

1. กิจการเจ้าของคนเดียว (Individual Proprietorship) สำหรับกิจการเจ้าของคนเดียว ส่วนของเจ้าของคือสินทรัพย์ที่เจ้าของกิจการนำมาลงทุนในกิจการเป็นครั้งแรก ซึ่งจะเรียกว่า “ทุน” ทุนจะมีจำนวนเพิ่มมากขึ้นจากผลการดำเนินงานของกิจการที่มีกำไร หรือจากการที่เจ้าของกิจการนำสินทรัพย์มาลงทุนเพิ่มเติม และทุนจะมีจำนวนลดลงจากผลการดำเนินงานของกิจการที่ขาดทุน หรือจากการที่เจ้าของกิจการได้ถอนทุนคืนไป

2. กิจการห้างหุ้นส่วน (Partnership) สำหรับกิจการห้างหุ้นส่วน ส่วนของเจ้าของจะเรียกว่า “ส่วนของผู้ถือหุ้น” ซึ่งจะประกอบไปด้วยทุนของผู้เป็นหุ้นส่วนแต่ละคน และทุนของผู้เป็นหุ้นส่วนแต่ละคนจะเพิ่มมากขึ้นเมื่อได้รับส่วนแบ่งกำไร หรือมีการลงทุนเพิ่ม และทุนของผู้เป็นหุ้นส่วนแต่ละคนจะลดลงเมื่อได้รับส่วนแบ่งการขาดทุน หรือเมื่อมีการถอนทุนคืน

3. กิจการบริษัทจำกัด (Limited Company) สำหรับกิจการบริษัทจำกัด ส่วนของเจ้าของจะเรียกว่า “ส่วนของผู้ถือหุ้น” ซึ่งจะประกอบไปด้วย ทุนเรือนหุ้นไม่ว่าจะเป็นหุ้นสามัญหรือหุ้นบุริมสิทธิ์ ส่วนเกินมูลค่าหุ้นสามัญ ซึ่งคือจำนวนเงินที่ได้มาจากการจำหน่ายหุ้นในราคาที่สูงกว่ามูลค่าที่ตราไว้ และกำไรสะสมหรือขาดทุนสะสม ซึ่งหมายถึงผลการดำเนินงานที่สะสมมาในแต่ละปีตั้งแต่เริ่มดำเนินกิจการ

จากสมการบัญชี

สินทรัพย์ = หนี้สิน + ส่วนของเจ้าของ

ทำให้เราเข้าใจได้ว่าสินทรัพย์ซึ่งเป็นของกิจการนั้นประกอบไปด้วยแหล่งที่มา 2 แหล่ง ก็คือมาจากการกู้ยืมหรือเป็นหนี้บุคคลหรือกิจการอื่นซึ่งมีภาระผูกพันที่จะต้องชำระคืนในอนาคต (หนี้สิน) และอีกแหล่งคือเป็นของกิจการเองโดยไม่มีภาระผูกพันที่จะต้องชำระคืนในอนาคต (ส่วนของเจ้าของ)

ข้อมูลโดย : http://coursewares.mju.ac.th/

ผู้ใช้ข้อมูลทางการบัญชีมีหลายฝ่ายไม่ว่าจะเป็นผู้บริหารกิจการ เจ้าหนี้ นักลงทุน หน่วยงานของรัฐบาล หรืออื่น ๆ ซึ่งในบางครั้งบุคคลที่ใช้ข้อมูลทางการบัญชีเหล่านี้มีความต้องการที่จะใช้ข้อมูลทางการบัญชีในทิศทางที่แตกต่างกัน เช่น ผู้บริหารต้องการแสดงผลการดำเนินงานที่มีกำไรน้อยกว่าความเป็นจริงหรือขาดทุน เพื่อที่จะได้เสียภาษีน้อยลง หรือไม่เสียภาษีเลย ในทางตรงกันข้ามกรมสรรพากรซึ่งเป็นหน่วยงานของรัฐบาลที่มีหน้าที่จัดเก็บภาษีก็ต้องการให้แสดงข้อมูลตามความเป็นจริง เพื่อจะได้จัดเก็บภาษีได้อย่างถูกต้อง รัฐบาลจะได้นำเงินมาพัฒนาประเทศต่อไป

ดังนั้นเพื่อให้ข้อมูลทางการบัญชีที่ฝ่ายบัญชีนำเสนอเชื่อถือได้และเป็นธรรมต่อผู้ใช้ข้อมูลทางการบัญชีทุกฝ่าย นักบัญชีจึงจำเป็นต้องจัดทำบัญชีตามหลักการบัญชีที่รับรองทั่วไป (Generally Accepted Accounting Principles) ซึ่งหมายถึง ประเพณีนิยม กฎเกณฑ์ และวิธีการต่าง ๆ ซึ่งอธิบายให้ทราบถึงวิธีปฏิบัติทางการบัญชีที่ใช้กันโดยทั่วไป

สมาคมนักบัญชีและผู้สอบบัญชีรับอนุญาตแห่งประเทศไทย ได้กำหนดข้อสมมุติทางการบัญชีไว้ในแม่บทการบัญชี 2 ข้อ คือ

1. เกณฑ์คงค้าง งบการเงินจัดทำขึ้นโดยใช้เกณฑ์คงค้างเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ดังที่กล่าวมาแล้วภายใต้เกณฑ์คงค้าง รายการและเหตุการณ์ทางบัญชีจะรับรู้เมื่อเกิดขึ้นมิใช่เมื่อมีการรับหรือจ่ายเงินสดหรือรายการเทียบเท่าเงินสด โดยรายการต่าง ๆ จะบันทึกบัญชีและแสดงในงบการเงินตามงวดที่เกี่ยวข้อง งบการเงินที่จัดทำขึ้นตามเกณฑ์คงค้างนอกจากจะให้ข้อมูลแก่ผู้ใช้งบการเงินเกี่ยวกับรายการค้าในอดีตที่เกี่ยวข้องกับการรับและจ่ายเงินสดแล้ว ยังให้ข้อมูลเกี่ยวกับภาระผูกพันที่กิจการต้องจ่ายเป็นเงินสดในอนาคตและข้อมูลเกี่ยวกับทรัพยากรที่จะได้รับเป็นเงินสดในอนาคตด้วย ดังนั้น งบการเงินจึงสามารถให้ข้อมูลเกี่ยวกับรายการและเหตุการณ์ทางบัญชีในอดีตซึ่งเป็นประโยชน์แก่ผู้ใช้งบการเงินในการตัดสินใจเชิงเศรษฐกิจ

2. การดำเนินงานต่อเนื่อง โดยทั่วไปงบการเงินจัดทำขึ้นตามข้อสมมติที่ว่ากิจการจะดำเนินงานอย่างต่อเนื่องและดำรงอยู่ต่อไปในอนาคต ดังนั้น จึงสมมุติว่ากิจการไม่มีเจตนาหรือมีความจำเป็นที่จะเลิกกิจการหรือลดขนาดของการดำเนินงานอย่างมีนัยสำคัญ หากกิจการมีเจตนาหรือความจำเป็นดังกล่าว งบการเงินต้องจัดทำขึ้นโดยใช้เกณฑ์อื่นและต้องเปิดเผยหลักเกณฑ์ที่ใช้ในงบการเงินด้วย

นอกจากข้อสมมุติทางการบัญชีที่ได้กล่าวมาแล้ว สมาคมนักบัญชีและผู้สอบบัญชีรับอนุญาตแห่งประเทศไทย ยังได้กำหนดลักษณะเชิงคุณภาพของงบการเงินไว้ในแม่บทการบัญชีอีก 14 ข้อ ดังนี้

1. ความเข้าใจได้ ข้อมูลในงบการเงินต้องสามารถเข้าใจได้ในทันทีที่ผู้ใช้งบการเงินใช้ข้อมูลดังกล่าว ดังนั้น จึงต้องมีข้อสมมุติว่าผู้ใช้งบการเงินมีความรู้ตามควรเกี่ยวกับธุรกิจ กิจกรรมเชิงเศรษฐกิจและการบัญชี รวมทั้งมีความตั้งใจตามควรที่จะศึกษาข้อมูลดังกล่าว อย่างไรก็ตาม ข้อมูลแม้ว่าจะมีความซับซ้อน แต่ถ้าเกี่ยวข้องกับการตัดสินใจเชิงเศรษฐกิจก็ไม่ควรละเว้นที่จะแสดงในงบการเงินเพียงเหตุผลที่ว่าข้อมูลดังกล่าวยากเกินกว่าที่ผู้ใช้งบการเงินบางคนจะเข้าใจได

2. ความเกี่ยวข้องกับการตัดสินใจ ข้อมูลที่มีประโยชน์ต้องเกี่ยวข้องกับการตัดสินใจของผู้ใช้งบการเงิน ข้อมูลจะเกี่ยวข้องกับการตัดสินใจเชิงเศรษฐกิจได้ก็ต่อเมื่อข้อมูลนั้นช่วยให้ผู้ใช้งบการเงินสามารถประเมินเหตุการณ์ในอดีต ปัจจุบัน และอนาคต รวมทั้งช่วยยืนยันหรือชี้ข้อผิดพลาดของผลการประเมินที่ผ่านมาของผู้ใช้งบการเงินได้

บทบาทของข้อมูลที่ช่วยในการคาดคะเนและยืนยันความถูกต้องของการคาดคะเนที่ผ่านมามีความสัมพันธ์กัน ตัวอย่างเช่น ข้อมูลเกี่ยวกับปริมาณและโครงสร้างของสินทรัพย์ที่กิจการมีอยู่ในปัจจุบันมีประโยชน์ต่อผู้ใช้งบการเงิน เพราะจะช่วยให้ผู้ใช้งบการเงินสามารถคาดคะเนถึงความสามารถของกิจการในการรับประโยชน์จากโอกาส ใหม่ ๆ และในการแก้ไขสถานการณ์ ข้อมูลเดียวกันนี้มีบทบาทในการยืนยันความถูกต้องของการคาดคะเนในอดีตที่เกี่ยวกับโครงสร้างของกิจการและผลการดำเนินงานตามที่วางแผนไว้

ข้อมูลเกี่ยวกับฐานะการเงินและผลการดำเนินงานในอดีตของกิจการมักถือเป็นเกณฑ์ในการคาดคะเนฐานะการเงินและผลการดำเนินงานในอนาคต รวมทั้งเรื่องอื่น ๆ ที่ผู้ใช้งบการเงินสนใจ เช่น การจ่ายเงินปันผล การจ่ายค่าจ้าง การเคลื่อนไหวของราคาหลักทรัพย์ และความสามารถของกิจการในการชำระภาระผูกพันเมื่อครบกำหนด อย่างไรก็ตาม ข้อมูลจะมีประโยชน์ต่อการคาดคะเนได้โดยไม่จำเป็นต้องจัดทำในรูปของประมาณการ ความสามารถในการคาดคะเนจะเพิ่มขึ้นตามลักษณะการแสดงข้อมูลในงบการเงินของรายการและเหตุการณ์ทางบัญชีที่เกิดขึ้นในอดีต ตัวอย่างเช่น งบกำไรขาดทุนจะมีประโยชน์ในการคาดคะเนเพิ่มขึ้นหากรายการเกี่ยวกับการดำเนินงานที่มีลักษณะไม่เป็นปกติ รายการผิดปกติจากการดำเนินงานและรายการที่ไม่เกิดขึ้นบ่อยครั้งของรายได้และค่าใช้จ่ายจะแสดงแยกต่างหากจากกัน

3. ความมีนัยสำคัญ ความเกี่ยวข้องกับการตัดสินใจของข้อมูลขึ้นอยู่กับลักษณะและความมีนัยสำคัญของข้อมูลนั้น ในบางกรณี ลักษณะของข้อมูลเพียงอย่างเดียวก็เพียงพอที่จะใช้ตัดสินว่าข้อมูลมีความเกี่ยวข้องกับการตัดสินใจหรือไม่ ตัวอย่างเช่น การรายงานส่วนงานใหม่อาจส่งผลกระทบต่อการประเมินความเสี่ยงและโอกาสของกิจการ แม้ว่าผลการดำเนินงานของส่วนงานในงวดนั้นจะไม่มีนัยสำคัญในกรณีอื่น ทั้งลักษณะและความมีนัยสำคัญของข้อมูลมีส่วนสำคัญในการตัดสินว่าข้อมูลมีความเกี่ยวข้องกับการตัดสินใจหรือไม่ ตัวอย่างเช่น มุลค่าของสินค้าคงเหลือแยกตามประเภทหลักที่เหมาะสมกับธุรกิจ หากมูลค่าของสินค้าคงเหลือไม่มีนัยสำคัญ ข้อมูลเกี่ยวกับสินค้าคงเหลือนั้นก็ไม่เกี่ยวข้องกับการตัดสินใจ

ข้อมูลจะถือว่ามีนัยสำคัญหากการไม่แสดงข้อมูลหรือการแสดงข้อมูลผิดพลาดมีผลกระทบต่อผู้ใช้งบการเงินในการตัดสินใจเชิงเศรษฐกิจ ความมีนัยสำคัญขึ้นอยู่กับขนาดของรายการหรือขนาดของความผิดพลาดที่เกิดขึ้นภายใต้สภาพการณ์เฉพาะซึ่งจะต้องพิจารณาเป็นกรณี ๆ ไป ดังนั้นความมีนัยสำคัญจึงถือเป็นข้อพิจารณามากกว่าจะเป็นลักษณะเชิงคุณภาพซึ่งข้อมูลต้องมีหากข้อมูลนั้นจะถือว่ามีประโยชน์

4. ความเชื่อถือได้ ข้อมูลที่เป็นประโยชน์ต้องเชื่อถือได้ ข้อมูลจะมีคุณสมบัติของความเชื่อถือได้หากปราศจากความผิดพลาดที่มีนัยสำคัญและความลำเอียง ซึ่งทำให้ผู้ใช้ข้อมูลสามารถเชื่อได้ว่าข้อมูลนั้นเป็นตัวแทนอันเที่ยงธรรมของข้อมูลที่ต้องการให้แสดงหรือควรแสดง

ข้อมูลอาจมีความเกี่ยวข้องกับการตัดสินใจแต่การรับรู้ของข้อมูลดังกล่าวอาจทำให้ผู้ใช้งบการเงินเข้าใจผิดเนื่องจากข้อมูลขาดความน่าเชื่อถือ ตัวอย่างเช่น ประมาณการค่าเสียหายจากการฟ้องร้องที่อยู่ระหว่างการพิจารณาคดีอาจขาดความน่าเชื่อถือเนื่องจากจำนวนค่าเสียหาย และผลการพิจารณาคดียังเป็นที่ไม่แน่นอนและไม่สามารถคาดเดาอย่างสมเหตุสมผลได้ ดังนั้น กิจการจึงไม่ควรรับรู้ค่าเสียหายดังกล่าวในงบการเงิน แต่ควรเปิดเผยจำนวนค่าเสียหายที่มีการเรียกร้องและเหตุการณ์ที่เกี่ยวกับการฟ้องร้องดังกล่าว

5. การเป็นตัวแทนอันเที่ยงธรรม ข้อมูลจะมีความเชื่อถือได้เมื่อรายการและเหตุการณ์ทางบัญชีได้ได้แสดงอย่างเที่ยงธรรมตามที่ต้องการให้แสดงหรือควรจะแสดง ดังนั้น งบดุลควรแสดงสินทรัพย์ หนี้สิน และส่วนของเจ้าของ เฉพาะรายการและเหตุการณ์ทางบัญชีที่เข้าเกณฑ์การรับรู้รายการ ณ วันที่เสนอรายงาน

ข้อมูลทางการเงินอาจไม่เป็นตัวแทนอันเที่ยงธรรมของรายการที่ต้องการให้แสดง ทั้งนี้มิได้มีสาเหตุมาจากความลำเอียง หากเกิดจากความซับซ้อนในการวัดค่าของรายการและเหตุการณ์ทางบัญชีหรือเกิดจากการนำหลักการวัดค่าและเทคนิคในการนำเสนอรายการมาประยุกต์ใช้ในบางกรณี การวัดค่าผลกระทบทางการเงินของรายการบางรายการอาจมีความไม่แน่นอนสูง จนกระทั่งกิจการไม่อาจรับรู้รายการนั้นในงบการเงินได้ ตัวอย่างเช่น กิจการมีค่าความนิยมที่เกิดขึ้นหลังจากได้ดำเนินงานมาระยะหนึ่ง แต่กิจการไม่สามารถบันทึกค่าความนิยมที่เกิดขึ้นภายในได้ เนื่องจากเป็นการยากที่กิจการจะกำหนดมูลค่าของความนิยมดังกล่าวไว้อย่างน่าเชื่อถือ อย่างไรก็ตาม ในบางกรณีอาจจำเป็นต้องรับรู้รายการและเปิดเผยข้อมูลเกี่ยวกับความเสี่ยงจากการผิดพลาดในการรับรู้และการวัดค่าของรายการนั้น

6. เนื้อหาสำคัญกว่ารูปแบบ ข้อมูลเป็นตัวแทนอันเที่ยงธรรมของรายการและเหตุการณ์ทางบัญชี ดังนั้น ข้อมูลต้องบันทึกและแสดงตามเนื้อหาและความเป็นจริงเชิงเศรษฐกิจมิใช่ตามรูปแบบทางกฎหมายเพียงอย่างเดียว เนื้อหาของรายการและเหตุการณ์ทางบัญชีอาจไม่ตรงกับรูปแบบทางกฎหมายหรือรูปแบบที่ทำขึ้น ตัวอย่างเช่น กิจการอาจโอนสินทรัพย์ให้กับบุคคลอื่น โดยมีเอกสารยืนยันว่าได้มีการโอนกรรมสิทธิ์ตามกฎหมายไปให้บุคคลนั้นแล้ว แต่ในสัญญาระบุให้กิจการยังคงได้รับประโยชน์เชิงเศรษฐกิจในอนาคตจากสินทรัพย์นั้นต่อไป ในกรณีดังกล่าว การที่กิจการรายงานว่าได้ขายสินทรัพย์จึงไม่เป็นตัวแทนอันเที่ยงธรรมของรายการที่เกิดขึ้น

7. ความเป็นกลาง ข้อมูลที่แสดงอยู่ในงบการเงินมีความน่าเชื่อถือเมื่อมีความเป็นกลางหรือปราศจากความลำเอียง งบการเงินจะขาดความเป็นกลางหากการเลือกข้อมูลหรือการแสดงข้อมูลในงบการเงินนั้นมีผลทำให้ผู้ใช้งบการเงินตัดสินใจหรือใช้ดุลยพินิจตามเจตนาของกิจการ

8. ความระมัดระวัง โดยทั่วไปผู้จัดทำงบการเงินต้องประสบกับความไม่แน่นอนอันหลีกเลี่ยงไม่ได้เกี่ยวกับเหตุการณ์ต่าง ๆ ตัวอย่างเช่น ความสามารถในการเก็บหนี้ การประมาณอายุการใช้งานของสินทรัพย์ที่มีตัวตน และจำนวนการเรียกร้องค่าเสียหายที่อาจเกิดขึ้นตามสัญญารับประกัน กิจการอาจแสดงความไม่แน่นอนดังกล่าว โดยการเปิดเผยถึงลักษณะผลกระทบ และหลักความระมัดระวังที่กิจการใช้ในการจัดทำงบการเงิน หลักความระมัดระวังนี้รวมถึงการใช้ดุลยพินิจที่จำเป็นในการประมาณการภายใต้ความไม่แน่นอนเพื่อมิให้สินทรัพย์หรือรายได้แสดงจำนวนสูงเกินไป และหนี้สินหรือค่าใช้จ่ายแสดงจำนวนต่ำเกินไป อย่างไรก็ตาม การใช้หลักความระมัดระวังมิได้อนุญาตให้กิจการตั้งสำรองลับหรือตั้งค่าเผื่อไว้สูงเกินไป การแสดงสินทรัพย์หรือรายได้ให้ต่ำเกินไปหรือแสดงหนี้สินหรือค่าใช้จ่ายให้สูงเกินไปโดยเจตนาจะทำให้งบการเงินขาดความเป็นกลางและทำให้ขาดความน่าเชื่อถือ

9. ความครบถ้วน ข้อมูลในงบการเงินที่เชื่อถือได้ต้องครบถ้วนภายใต้ข้อจำกัดของความมีนัยสำคัญและต้นทุนในการจัดทำ รายการบางรายการหากไม่แสดงในงบการเงินจะทำให้ข้อมูลมีความผิดพลาดหรือทำให้ผู้ใช้งบการเงินเข้าใจผิด ดังนั้น ข้อมูลดังกล่าวจะมีความเกี่ยวข้องกับการตัดสินใจน้อยลงและขาดความน่าเชื่อถือได้

10. การเปรียบเทียบกันได้ ผู้ใช้งบการเงินต้องสามารถเปรียบเทียบงบการเงินของกิจการในรอบระยะเวลาที่ต่างกัน เพื่อคาดคะเนถึงแนวโน้มของฐานะทางการเงินและผลการดำเนินงานของกิจการนั้น นอกจากนี้ผู้ใช้งบการเงินยังต้องสามารถเปรียบเทียบงบการเงินระหว่างกิจการเพื่อประเมินฐานะทางการเงิน ผลการดำเนินงาน และการเปลี่ยนแปลงฐานะทางการเงิน ดังนั้น การวัดมูลค่าและการแสดงผลกระทบทางการเงินของรายการและเหตุการณ์ทางบัญชีที่มีลักษณะคล้ายคลึงกันจึงจำเป็นต้องปฏิบัติอย่างสม่ำเสมอไม่ว่าจะเป็นการปฏิบัติภายในกิจการเดียวกันแต่ต่างรอบระยะเวลา หรือเป็นการปฏิบัติของกิจการแต่ละกิจการก็ตาม

การเปรียบเทียบกันได้เป็นลักษณะเชิงคุณภาพที่สำคัญกล่าวคือ ผู้ใช้งบการเงินจำเป็นต้องได้รับข้อมูลเกี่ยวกับนโยบายการบัญชีที่ใช้ในการจัดทำงบการเงิน รวมทั้งการเปลี่ยนแปลงนโยบายการบัญชีและผลกระทบจากการเปลี่ยนแปลงดังกล่าว ผู้ใช้งบการเงินต้องสามารถระบุความแตกต่างระหว่างนโยบายการบัญชีที่กิจการใช้สำหรับรายการและเหตุการณ์ทางบัญชีที่คล้ายคลึงกันในรอบระยะเวลาบัญชีที่ต่างกัน และความแตกต่างระหว่างนโยบายการบัญชีที่ใช้ของกิจการแต่ละกิจการได้ การปฏิบัติตามมาตรฐานการบัญชีซึ่งรวมถึงการเปิดเผยนโยบายการบัญชีจะช่วยให้งบการเงินมีคุณสมบัติในการเปรียบเทียบกันได้

การที่ข้อมูลจำเป็นต้องเปรียบเทียบกันได้มิได้หมายความว่าข้อมูลต้องอยู่ในรูปแบบเดียวกันตลอดไป และไม่ใช้ข้ออ้างอันสมควรที่จะไม่นำมาตรฐานการบัญชีที่เหมาะสมกว่ามาถือปฏิบัติ ตัวอย่างเช่น กิจการไม่ควรใช้นโยบายการบัญชีต่อไปสำหรับรายการและเหตุการณ์ทางบัญชีหากนโยบายการบัญชีนั้นไม่สามารถทำให้ข้อมูลมีลักษณะเชิงคุณภาพที่เกี่ยวข้องกับการตัดสินใจและความเชื่อถือได้ นอกจากนั้นกิจการควรเลือกใช้นโยบายการบัญชีอื่น หากทำให้ข้อมูลเกี่ยวข้องกับการตัดสินใจและเชื่อถือได้มากขึ้น

เนื่องจากผู้ใช้งบการเงินต้องการเปรียบเทียบฐานะทางการเงิน ผลการดำเนินงาน และการเปลี่ยนแปลงฐานะทางการเงินของกิจการสำหรับรอบระยะเวลาที่ต่างกัน ดังนั้น งบการเงินจึงควรแสดงข้อมูลของรอบระยะเวลาที่ผ่านมาด้วยเพื่อประโยชน์ในการเปรียบเทียบ

11. ทันต่อเวลา การรายงานข้อมูลล่าช้าอาจทำให้ข้อมูลสูญเสียความเกี่ยวข้องกับการตัดสินใจ อย่างไรก็ตามฝ่ายบริหารอาจต้องพิจารณาเปรียบเทียบระหว่างประโยชน์ที่จะได้รับจาก การรายงานที่ทันต่อเวลากับความเชื่อถือได้ของรายงานนั้น กิจการอาจจำเป็นต้องเสนอรายงานให้ทันต่อเวลาก่อนที่จะทราบข้อมูลเกี่ยวกับรายการและเหตุการณ์ทางบัญชีในทุกลักษณะซึ่งอาจทำให้ความเชื่อถือได้ลดลง ในทางกลับกัน หากกิจการจะรอจนกระทั่งทราบข้อมูลในทุกลักษณะจึงจะเสนอรายงาน รายงานนั้นอาจมีความเชื่อถือได้สูงแต่ไม่มีประโยชน์ต่อผู้ใช้งบการเงินในการตัดสินใจในช่วงเวลานั้น ในการหาความสมดุลระหว่างความเกี่ยวข้องกับการตัดสินใจและความเชื่อถือได้ของข้อมูล กิจการจึงต้องพิจารณาถึงความต้องการของผู้ใช้งบการเงินในการตัดสินใจเชิงเศรษฐกิจเป็นหลัก

12. ความสมดุลระหว่างประโยชน์ที่ได้รับกับต้นทุนที่เสียไป ความสมดุลระหว่างประโยชน์ที่ได้รับกับต้นทุนที่เสียไปถือเป็นข้อจำกัดที่สำคัญของงบการเงินมากกว่าจะถือเป็นลักษณะเชิงคุณภาพ โดยทั่วไป ประโยชน์ที่ได้รับจากข้อมูลควรมากกว่าต้นทุนในการจัดหาข้อมูลนั้น การประเมินประโยชน์และต้นทุนจำเป็นต้องใช้ดุลยพินิจเป็นหลักโดยเฉพาะเมื่อผู้ที่ได้รับประโยชน์จากข้อมูลไม่ต้องรับผิดชอบต่อต้นทุนในการจัดหาข้อมูลนั้น และข้อมูลอาจให้ประโยชน์แก่บุคคลอื่นนอกเหนือจากผู้ที่กิจการต้องการเสนอข้อมูล ดังนั้น จึงเป็นการยากที่จะกำหนดสูตรสำเร็จในการหาความสมดุลระหว่างประโยชน์ที่ได้รับกับต้นทุนที่เสียไปเพื่อนำมาปฏิบัติได้ในทุกกรณี อย่างไรก็ตาม คณะกรรมการมาตรฐานการบัญชีจะไม่ละเลยข้อจำกัดดังกล่าวในการออกกฎและผู้ใช้งบการเงินต้องตระหนักว่าผู้จัดทำงบการเงินมีข้อจำกัดเดียวกันในการจัดทำและนำเสนองบการเงิน

13. ความสมดุลของลักษณะเชิงคุณภาพ ในทางปฏิบัติ การสร้างความสมดุลระหว่างลักษณะเชิงคุณภาพต่าง ๆ ถือเป็นสิ่งจำเป็น ผู้จัดทำงบการเงินต้องหาความสมดุลของลักษณะเชิงคุณภาพต่าง ๆ เพื่อให้งบการเงินบรรลุวัตถุประสงค์ แต่ความสัมพันธ์ระหว่างลักษณะเชิงคุณภาพจะแตกต่างกันไปในแต่ละกรณี ผู้จัดทำงบการเงินจึงจำเป็นต้องใช้ดุลพินิจเยี่ยงผู้ประกอบวิชาชีพในการตัดสินใจเลือกความสมดุลดังกล่าว

14. การแสดงข้อมูลที่ถูกต้องตามควร โดยทั่วไป งบการเงินแสดงข้อมูลที่ถูกต้องตามควรเกี่ยวกับฐานะการเงิน ผลการดำเนินงาน และการเปลี่ยนแปลงฐานะทางการเงินของกิจการ แม้ว่าแม่บทการบัญชีนี้ไม่เกี่ยวข้องโดยตรงกับแนวคิดในการแสดงข้อมูลที่ถูกต้องตามควร แต่การนำลักษณะเชิงคุณภาพและมาตรฐานการบัญชีที่เหมาะสมมาปฏิบัติก็สามารถส่งผลให้งบการเงินแสดงข้อมูลที่ถูกต้องและยุติธรรมได้ หรืออีกนัยหนึ่งงบการเงินนั้นให้ข้อมูลที่ถูกต้องตามควรนั่นเอง

ข้อมูลโดย : http://coursewares.mju.ac.th/

ในทางการบัญชีเราสามารถแบ่งระบบบัญชีออกได้เป็นสองส่วน คือ การบัญชีส่วนย่อย (Micro Accounting) และการบัญชีส่วนรวม (Macro Accounting)

1. การบัญชีส่วนย่อย (Micro Accounting) คือ ระบบบัญชีที่จัดวางไว้สำหรับการรวบรวม บันทึก วิเคราะห์และเสนอข้อมูลเกี่ยวกับระบบเศรษฐกิจของแต่ละหน่วยธุรกิจ ซึ่งการบัญชีส่วนย่อยนี้แบ่งเป็น 2 ประเภท คือ

1.1. การบัญชีส่วนย่อยที่มุ่งหาผลกำไร (Profit Motive Accounting) หมายถึง ระบบบัญชีที่จัดวางขึ้นเพื่อใช้ในกิจการที่มีวัตถุประสงค์เพื่อมุ่งแสวงหากำไร ไม่ว่าจะเป็นกิจการพาณิชยกรรม กิจการอุตสาหกรรม และกิจการให้บริการ

1.2. การบัญชีส่วนย่อยที่มิได้มุ่งหาผลกำไร (Non-Profit Motive Accounting) หมายถึง ระบบบัญชีที่จัดวางขึ้นเพื่อใช้ในสถาบันที่มิได้มุ่งแสวงหาผลกำไร เช่น มูลนิธิ โรงพยาบาล โรงเรียน มหาวิทยาลัย เป็นต้น

2. การบัญชีส่วนรวม (Macro Accounting) คือ ระบบบัญชีที่จัดวางไว้สำหรับรวบรวม บันทึก วิเคราะห์ และเสนอข้อมูลที่เกี่ยวกับเศรษฐกิจส่วนรวมของชาติ เช่น ระบบบัญชีรายได้และผลิตภัณฑ์ประชาชาติ บัญชีงบดุลประชาชาติ ระบบบัญชีวางแผนเศรษฐกิจ ระบบเงินหมุนเวียนของชาติ และระบบบัญชีดุลการชำระหนี้ระหว่างประเทศ เป็นต้น

ข้อมูลโดย : http://coursewares.mju.ac.th/

1. เจ้าของกิจการ (The Owner) หากกิจการเป็นกิจการเจ้าของคนเดียว เจ้าของก็คือผู้ก่อตั้งกิจการ แต่ถ้าเป็นกิจการห้างหุ้นส่วน เจ้าของกิจการก็คือผู้เป็นหุ้นส่วนทุกคน และถ้าเป็นกิจการบริษัทจำกัด เจ้าของกิจการก็คือผู้ถือหุ้น ซึ่งเจ้าของกิจการเหล่านี้จะนำข้อมูลทางการบัญชีของกิจการไปใช้ในการวางนโยบายของกิจการ เช่นจะขยายกิจการ หรือจะเลิกกิจการซึ่งการตัดสินใจในเรื่องเหล่านี้จะต้องอาศัยข้อมูลทางการบัญชีของกิจการว่าที่ผ่านมากิจการมีผลการดำเนินงานเป็นอย่างไร และ ณ ปัจจุบันกิจการมีฐานะทางการเงินเป็นอย่างไร เป็นต้น

2. ผู้บริหาร (Manager) ในกิจการประเภทห้างหุ้นส่วนและบริษัทจำกัด เจ้าของกิจการอาจจะเป็นคนเดียวกับผู้บริหารหรือไม่ก็ได้ ซึ่งผู้บริหารนี้จะใช้ข้อมูลทางการบัญชีของกิจการไปใช้ในการบริหารกิจการให้ประสบผลสำเร็จตามนโยบายที่ได้รับจากเจ้าของกิจการ

3. เจ้าหนี้หรือแหล่งเงินกู้ต่าง ๆ (Creditors) เจ้าหนี้จะใช้ข้อมูลทางการบัญชีของกิจการไปใช้ในการตัดสินใจที่จะให้เครดิตกับกิจการ โดยจะพิจารณาจากฐานะทางการเงินของกิจการ ความสามารถในการชำระคืนเงินต้นและดอกเบี้ยของกิจการ เป็นต้น

4. นักลงทุน (Investors) นักลงทุนจะใช้ข้อมูลทางการบัญชีของกิจการไปใช้ในการตัดสินใจในการที่จะเข้ามาลงทุนในกิจการ โดยผู้ลงทุนจะพิจารณาจาก ผลการดำเนินงานของกิจการ ฐานะทางการเงินของกิจการ ผลตอบแทนที่คาดว่าจะได้รับ นโยบายการจ่ายเงินปันผลของกิจการ เป็นต้น

5. ลูกค้าและซัพพลายเออร์ (Customers and Suppliers) ลูกค้าและซัพพลายเออร์จะใช้ข้อมูลทางการบัญชีของกิจการไปใช้ในการตัดสินใจที่จะค้าขายกับกิจการ โดยจะพิจารณาจากผลการดำเนินงานของกิจการ ฐานะทางการเงินของกิจการ สภาพคล่องของกิจการ เป็นต้น

6. พนักงานหรือลูกจ้าง (Employees) พนักงานหรือลูกจ้างจะใช้ข้อมูลทางการบัญชีของกิจการไปใช้ในการตัดสินใจในการทำงานกับกิจการ โดยจะพิจารณาจากความมั่นคงคือฐานะทางการเงินของกิจการ ผลการดำเนินงานของกิจการ เพื่อประเมินความสามารถในการจ่ายค่าจ้างค่าตอบแทน และโอกาสในการจ้างงาน

7. คู่แข่ง (Competitors) คู่แข่งจะใช้ข้อมูลทางการบัญชีของกิจการไปใช้ในการตัดสินใจบริหารงานของคู่แข่ง เพื่อจะให้สามารถแข่งขันกับกิจการได้

8. รัฐบาลและหน่วยงานราชการ (Government Agencies) หมายถึงหน่วยงานราชการที่ต้องการข้อมูลทางการบัญชีของกิจการไปใช้ในงานต่าง ๆ ของทางราชการ เช่น กรมสรรพากรต้องการนำข้อมูลทางการบัญชีของกิจการไปใช้คำนวณการจัดเก็บภาษี หรือ นำไปเป็นฐานในการคำนวณรายได้ประชาชาติ หรือจัดทำสถิติต่าง ๆ

9. บุคคลทั่วไป เช่น นิสิต นักศึกษา อาจารย์ ที่ต้องการนำข้อมูลทางการบัญชีของกิจการไปใช้ในการเรียนการสอน สื่อมวลชนต้องการนำไปเสนอข่าว เป็นต้น

จะเห็นได้ว่าผู้ที่ใช้ข้อมูลทางการบัญชีของกิจการมีด้วยกันมากมายหลายฝ่าย ซึ่งแต่ละฝ่ายก็ต้องการข้อมูลที่แตกต่างกันไป โดยเราจะแบ่งผู้ใช้ข้อมูลทางการบัญชีได้เป็น 2 ฝ่ายใหญ่ ๆ คือ ฝ่ายผู้ใช้ภายในกิจการ (Internal Users) อันได้แก่ เจ้าของและผู้บริหารกิจการ กับฝ่ายผู้ใช้ภายนอกกิจการ (External Users) อันได้แก่ เจ้าหนี้ ผู้ลงทุน หน่วยงานรัฐบาล และอื่น ๆ ดังนั้นข้อมูลทางการบัญชีเราจึงสามารถแบ่งได้เป็น 2 ส่วนเช่นเดียวกัน คือข้อมูลทางการบัญชีที่นำเสนอแก่ผู้ใช้ภายในกิจการเราเรียกว่า การบัญชีบริหารหรือการบัญชีเพื่อการจัดการ (Managerial Accounting) กับข้อมูลทางการบัญชีที่นำเสนอแก่ผู้ใช้ภายนอกกิจการเราเรียกว่า การบัญชีการเงิน (Financial Accounting)

ข้อมูลโดย : http://coursewares.mju.ac.th/

สมาคมนักบัญชีและผู้ตรวจสอบบัญชีรับอนุญาตในสหรัฐอเมริกา (The American Institute of Certified Public Accountants – AICPA) ได้ให้ความหมายของการบัญชีไว้ว่า “การบัญชีเป็นศิลปะของการจดบันทึกรายการหรือเหตุการณ์ที่เกี่ยวข้องกับการเงินไว้ในรูปของเงินตรา การจัดหมวดหมู่ของรายการที่บันทึก การสรุปผลและการวิเคราะห์ความหมายของรายการที่ได้จดบันทึกไว้ โดยจัดทำในรูปของรายงานทางการเงิน”

สมาคมนักบัญชีและผู้สอบบัญชีรับอนุญาตแห่งประเทศไทย ได้ให้ความหมายของการบัญชีไว้ว่า “การบัญชี คือ ศิลปะของการเก็บรวมรวม บันทึก จำแนก และทำสรุปข้อมูลอันเกี่ยวกับเศรษฐกิจในรูปตัวเงิน ผลงานขั้นสุดท้ายของการบัญชีก็คือ การให้ข้อมูลทางการเงิน ซึ่งเป็นประโยชน์แก่บุคคลหลายฝ่าย และผู้ที่สนใจในกิจกรรมของกิจการ”

จากความหมายของการบัญชีของทั้งสองสถาบัน เราสามารถสรุปได้ว่า การบัญชีก็คือ การเก็บรวบรวม การจดบันทึก การจำแนก และการสรุปผลรายการทางการเงินที่เกิดขึ้นในรูปของตัวเงิน รวมทั้งการวิเคราะห์ และแปลความหมายผลสรุปนั้นด้วย

จากความหมายของการบัญชีดังกล่าว เราสามารถสรุปขั้นตอนของการบัญชีได้ ดังนี้

1. การเก็บรวมรวม (Gathering) ข้อมูลทางการเงิน หรือที่เรียกว่ารายการค้า (Transaction) ที่เกิดขึ้นในแต่ละวัน
2. การจดบันทึก (Recording) รายการค้า ที่เกิดขึ้นในแต่ละวันลงในสมุดบัญชีขั้นต้น
3. การจำแนก (Classifying) รายการค้าที่บันทึกในสมุดบัญชีขั้นต้น ออกเป็นหมวดหมู่ในสมุดบัญชีขั้นปลาย
4. การสรุปผล (Summarizing) รายการค้าที่เกิดขึ้น และจำแนกแล้วในช่วงเวลาหนึ่ง ๆ เพื่อทราบถึงผลการดำเนินงาน และฐานะทางการเงินของกิจการ โดยผลการสรุปจะถูกแสดงออกมาในรูปของงบการเงิน
5. การวิเคราะห์และแปลความหมาย (Analysis and Interpreting) ข้อมูลทางการบัญชีที่ได้รับจากการสรุปผล ซึ่งขั้นตอนนี้เป็นขั้นตอนของการนำข้อมูลทางการบัญชีไปใช้ในการตัดสินใจ

นอกจากคำว่า “การบัญชี (Accounting)” แล้วยังมีคำอีกคำหนึ่งซึ่งมักมีการเข้าใจผิดว่าเป็นคำคำเดียวกันนั่นคือคำว่า “การทำบัญชี (Book keeping)” ซึ่งแท้ที่จริงแล้วไม่ใช่คำเดียวกันแต่มีความใกล้เคียงกัน โดยการทำบัญชีเป็นเพียงส่วนหนึ่งของการบัญชีเท่านั้น โดยการทำบัญชีเป็นเพียงการจดบันทึกรายการลงในสมุดบัญชี จำแนกรายการบัญชี และสรุปรายการบัญชีโดยจัดทำงบการเงินเท่านั้น ผู้ที่มีหน้าที่รับผิดชอบในการบันทึกรายการทั้งหมดนี้เราเรียกว่า ผู้ทำบัญชี (Book keeper) แต่การบัญชีเป็นเรื่องที่เกี่ยวข้องตั้งแต่การออกแบบระบบบัญชี การวางรูปบัญชี การบันทึกบัญชี การรายงานทางบัญชี การวิเคราะห์ข้อมูลทางการบัญชี และการสอบบัญชี โดยผู้ที่มีหน้าที่รับผิดชอบงานทั้งหมดดังกล่าวนี้ เราเรียกว่า “นักบัญชี (Accountant)”

ข้อมูลโดย : http://coursewares.mju.ac.th/