สมาคมนักบัญชีและผู้ตรวจสอบบัญชีรับอนุญาตในสหรัฐอเมริกา (The American Institute of Certified Public Accountants – AICPA) ได้ให้ความหมายของการบัญชีไว้ว่า “การบัญชีเป็นศิลปะของการจดบันทึกรายการหรือเหตุการณ์ที่เกี่ยวข้องกับการเงินไว้ในรูปของเงินตรา การจัดหมวดหมู่ของรายการที่บันทึก การสรุปผลและการวิเคราะห์ความหมายของรายการที่ได้จดบันทึกไว้ โดยจัดทำในรูปของรายงานทางการเงิน”

สมาคมนักบัญชีและผู้สอบบัญชีรับอนุญาตแห่งประเทศไทย ได้ให้ความหมายของการบัญชีไว้ว่า “การบัญชี คือ ศิลปะของการเก็บรวมรวม บันทึก จำแนก และทำสรุปข้อมูลอันเกี่ยวกับเศรษฐกิจในรูปตัวเงิน ผลงานขั้นสุดท้ายของการบัญชีก็คือ การให้ข้อมูลทางการเงิน ซึ่งเป็นประโยชน์แก่บุคคลหลายฝ่าย และผู้ที่สนใจในกิจกรรมของกิจการ”

จากความหมายของการบัญชีของทั้งสองสถาบัน เราสามารถสรุปได้ว่า การบัญชีก็คือ การเก็บรวบรวม การจดบันทึก การจำแนก และการสรุปผลรายการทางการเงินที่เกิดขึ้นในรูปของตัวเงิน รวมทั้งการวิเคราะห์ และแปลความหมายผลสรุปนั้นด้วย

จากความหมายของการบัญชีดังกล่าว เราสามารถสรุปขั้นตอนของการบัญชีได้ ดังนี้

1. การเก็บรวมรวม (Gathering) ข้อมูลทางการเงิน หรือที่เรียกว่ารายการค้า (Transaction) ที่เกิดขึ้นในแต่ละวัน
2. การจดบันทึก (Recording) รายการค้า ที่เกิดขึ้นในแต่ละวันลงในสมุดบัญชีขั้นต้น
3. การจำแนก (Classifying) รายการค้าที่บันทึกในสมุดบัญชีขั้นต้น ออกเป็นหมวดหมู่ในสมุดบัญชีขั้นปลาย
4. การสรุปผล (Summarizing) รายการค้าที่เกิดขึ้น และจำแนกแล้วในช่วงเวลาหนึ่ง ๆ เพื่อทราบถึงผลการดำเนินงาน และฐานะทางการเงินของกิจการ โดยผลการสรุปจะถูกแสดงออกมาในรูปของงบการเงิน
5. การวิเคราะห์และแปลความหมาย (Analysis and Interpreting) ข้อมูลทางการบัญชีที่ได้รับจากการสรุปผล ซึ่งขั้นตอนนี้เป็นขั้นตอนของการนำข้อมูลทางการบัญชีไปใช้ในการตัดสินใจ

นอกจากคำว่า “การบัญชี (Accounting)” แล้วยังมีคำอีกคำหนึ่งซึ่งมักมีการเข้าใจผิดว่าเป็นคำคำเดียวกันนั่นคือคำว่า “การทำบัญชี (Book keeping)” ซึ่งแท้ที่จริงแล้วไม่ใช่คำเดียวกันแต่มีความใกล้เคียงกัน โดยการทำบัญชีเป็นเพียงส่วนหนึ่งของการบัญชีเท่านั้น โดยการทำบัญชีเป็นเพียงการจดบันทึกรายการลงในสมุดบัญชี จำแนกรายการบัญชี และสรุปรายการบัญชีโดยจัดทำงบการเงินเท่านั้น ผู้ที่มีหน้าที่รับผิดชอบในการบันทึกรายการทั้งหมดนี้เราเรียกว่า ผู้ทำบัญชี (Book keeper) แต่การบัญชีเป็นเรื่องที่เกี่ยวข้องตั้งแต่การออกแบบระบบบัญชี การวางรูปบัญชี การบันทึกบัญชี การรายงานทางบัญชี การวิเคราะห์ข้อมูลทางการบัญชี และการสอบบัญชี โดยผู้ที่มีหน้าที่รับผิดชอบงานทั้งหมดดังกล่าวนี้ เราเรียกว่า “นักบัญชี (Accountant)”

ข้อมูลโดย : http://coursewares.mju.ac.th/

ผู้ทำบัญชีเป็นผู้ที่มีบทบาทสำคัญในการจัดทำ และนำเสนอข้อมูลทางบัญชี ของ นิติบุคคล คุณภาพของผู้ทำบัญชีย่อมส่งผลต่อคุณภาพของข้อมูลทางด้านบัญชี ผู้ทำบัญชีจึงจำเป็นต้องมีความรู้ และประสบการณ์ในการจัดทำบัญชี และนำเสนองบ การเงินอย่างเพียงพอ พระราชบัญญัติการบัญชีได้ตระหนักถึงบทบาทของผู้ทำบัญชีต่อความถูกต้องของ ข้อมูลบัญชี จึงได้มีการกำหนดหน้าที่และความรับผิดชอบของผู้ทำบัญชีไว้ชัดเจน โดยมีการแบ่งแยกหน้าที่และความรับผิดชอบกับผู้มีหน้าที่ จัดทำบัญชี และได้กำหนดคุณสมบัติและเงื่อนไขของบุคคลที่จะเป็นผู้ทำบัญชีตามกฎหมายไว้ ด้วย

ผู้ทำบัญชี หมายถึง ผู้รับผิดชอบในการทำบัญชีของผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชี ไม่ว่าจะได้กระทำในฐานะเป็นลูกจ้างของ ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีหรือไม่ก็ตาม ซึ่งได้แก่ บุคคลดังต่อไปนี้

1. กรณีเป็นพนักงานของผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชี ได้แก่ ผู้อำนวยการฝ่ายบัญชี สมุห์บัญชี หัวหน้าแผนกบัญชี หรือ
2. ผู้ดำรงตำแหน่งที่เรียกชื่ออย่างอื่น ซึ่งมีหน้าที่รับผิดชอบเช่นเดียวกับผู้ดำรงตำแหน่งดังกล่าว กรณีเป็นสำนักงานบริการรับทำบัญชี คือ

o หัวหน้าสำนักงาน กรณีเป็นสำนักงานบริการรับทำบัญชีที่มิได้จัดตั้งในรูปคณะบุคคล
o ผู้เป็นหุ้นส่วนซึ่งรับผิดชอบในการให้บริการรับทำบัญชี กรณีที่เป็นสำนักงานบริการรับทำบัญชีที่จัดตั้งในรูปคณะบุคคล
o กรรมการหรือผู้เป็นหุ้นส่วนซึ่งรับผิดชอบในการให้บริการรับทำบัญชี กรณีที่เป็นสำนักงานบริการรับทำบัญชีที่จดทะเบียนจัดตั้งเป็นนิติบุคคล
o บุคคลธรรมดา กรณีที่เป็นผู้รับจ้างทำบัญชีอิสระ

1. ผู้ช่วยผู้ทำบัญชี ในกรณีที่ผู้ทำบัญชีรับทำบัญชีเกินกว่า 100 ราย ตามที่กำหนดในประกาศกรมทะเบียนการค้า เรื่อง กำหนดคุณสมบัติและเงื่อนไขของการเป็นผู้ทำบัญชี พ.ศ. 2543 ข้อ 7 ( 3 ) ซึ่งผู้ช่วยทำบัญชีในที่นี้ต้องมีคุณสมบัติเช่นเดียวกับผู้ทำบัญชีและถือ เป็นผู้ทำบัญชีตามกฎหมายบัญชี
2. บุคคลอื่นนอกจากที่กล่าวข้างต้น ซึ่งมีหน้าที่รับผิดชอบในการทำบัญชีของผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชี

คุณสมบัติของการเป็นผู้ทำบัญชี

เนื่องจากบุคคล ที่มีความรับผิดชอบดังกล่าวข้างต้น ถือเป็นผู้ทำบัญชีตามกฎหมายบัญชี ซึ่งผู้ทำบัญชีดังกล่าวจะต้องเป็นผู้ที่มีความรู้ทางด้านการบัญชีมาโดยเฉพาะ จึงต้องมีคุณสมบัติที่กฎหมายกำหนดจึงจะเข้ามาเป็นผู้ทำบัญชีของผู้มีหน้าที่ จัดทำบัญชีตามกฎหมายบัญชีได้ และผู้ทำบัญชีจะต้องปฏิบัติตามเงื่อนไขต่าง ๆ ที่กำหนดไว้ในประกาศกรมทะเบียนการค้า เรื่อง กำหนดคุณสมบัติและเงื่อนไขของการเป็นผู้ทำบัญชี พ.ศ. 2543 ประกาศเมื่อวันที่ 3 สิงหาคม 2543 โดยมีข้อกำหนดโดยสรุปดังนี้

1. คุณสมบัติของการเป็นผู้ทำบัญชี
1.1. มีภูมิลำเนาหรือถิ่นที่อยู่ในราชอาณาจักร
1.2. มีความรู้ภาษาไทยเพียงพอที่จะทำหน้าที่เป็นผู้ทำบัญชีได้
1.3. ไม่เคยต้องโทษจำคุกโดยคำพิพากษาถึงที่สุดให้จำคุก เนื่องจากได้กระทำความผิดตามกฎหมายว่าด้วยการบัญชี หรือกฎหมายว่าด้วยผู้สอบบัญชี หรือ กฎหมายว่าด้วยวิชาชีพบัญชี เว้นแต่พ้นระยะเวลาที่ถูกลงโทษมาแล้วเป็นเวลาไม่น้อยกว่าสามปี
1.4. มีคุณวุฒิทางการศึกษาซึ่งทบวงมหาวิทยาลัย หรือคณะกรรมการข้าราชการพลเรือน ( กพ. ) หรือ กระทรวงศึกษาธิการ เทียบว่าไม่ต่ำกว่าคุณวุฒิดังนี้

( 1 ) อนุปริญญาหรือประกาศนียบัตรวิชาชีพชั้นสูง ( ปวส. ) ทางการบัญชีหรือเทียบเท่า ซึ่งสามารถเป็นผู้ทำบัญชีของ
- ห้างหุ้นส่วนจดทะเบียน
- บริษัทจำกัด ซึ่ง ณ วันปิดบัญชีในรอบปีบัญชีที่ผ่านมามี ทุนจดทะเบียนไม่เกินห้าล้านบาท มี สินทรัพย์รวมไม่เกินสามสิบล้านบาท และ รายได้รวมไม่เกินสามสิบล้านบาท
( 2 ) ปริญญาตรีทางการบัญชีหรือเทียบเท่า ซึ่งสามารถเป็นผู้ทำบัญชีของห้างหุ้นส่วนจดทะเบียนหรือ บริษัทจำกัด

นอกจากคุณสมบัติที่กล่าวมาแล้วข้างต้น ถ้าต้องการเป็นผู้จัดทำบัญชีในยุคโลกาภิวัฒน์ ต้องใฝ่รู้ ต้องมีคุณธรรม มีวินัย จรรยาบรรณ จริยธรรม มีความรู้ทางด้านคอมพิวเตอร์ และที่สำคัญยิ่งต้องทำให้เกิดประโยชน์แก่สังคมและประเทศ ชาติให้มากที่สุด จึงจะเป็นผู้จัดทำบัญชีได้

ข้อมูลจากเอกสารเผยแพร่ ของ กรมทะเบียนการค้า กระทรวงพาณิชย์
รวบรวมเนื้อหาโดย อ. วาสนา อุปละกุล